20 Lời khuyên cho buổi thuyết trình hội thảo trực tuyến thành công

07 May, 2021

Vai trò của các nhà kinh doanh không chỉ đa dạng về nhiều mặt mà họ còn cần phải có kỹ năng truyền đạt thông tin một cách hiệu quả. Thuyết trình là một công cụ giao tiếp hữu ích và cũng  là một kỹ năng quan trọng trong cả công việc và cuộc sống. Nó cho phép thông tin được chuyển đến mọi người cho mục đích chia sẻ kiến thức và kích thích cho các cuộc thảo luận. Đặc biệt, thực hiện một bài thuyết trình trong hội thảo trực tuyến sẽ mang lại trải nghiệm hoàn toàn khác khi thuyết trình tại hội thảo trực tiếp.

Bạn đã bao giờ thực hiện một bài thuyết trình trong trạng thái lóng ngóng và không nhận được bất kỳ phản hồi nào từ phía khán giả? Bạn đã chỉ muốn kết thúc nhanh chóng phần trình bày của mình vì thiếu tự tin và ý tưởng? 

48% người tham dự cho rằng một buổi hội thảo sẽ trở nên mất giá trị nếu có một người thuyết trình không thu hút. Đó là lý do tại sao điều cần thiết là phải đảm bảo rằng các diễn giả tại hội thảo cần có kỹ năng và chuyên môn phù hợp với nội dung trình bày. 

Điểm khác biệt chính khi thuyết trình tại một hội thảo trực tuyến so với các hội thảo thông thường chính là không thấy được cảm xúc khán giả. Đôi khi bạn cảm thấy như mình đang nói chuyện cùng với một khoảng không vô hình và không biết làm thế nào để điều chỉnh bài thuyết trình của mình theo đúng với cảm xúc của khán giả. 

Chúng tôi đã tổng hợp danh sách 20 lời khuyên để giúp bạn có thể tự tin thực hiện một sự kiện thành công đến cuối chương trình. Bạn có thể tham khảo các mẹo dưới đây như một checklist để kiểm tra lại trước mỗi khi bắt đầu một hội thảo.

Chuẩn bị trước hội thảo

  1. Đảm bảo bạn đã thiết lập sự kiện của mình đúng cách. Kiểm tra kỹ ngày, giờ chính xác và bật thông báo về chương trình như bạn dự định.
  2. Gửi lời mời trước về agenda chương trình cho tất cả những người tham gia để họ có thời gian sắp xếp lịch trình của mình, tránh trường hợp nhiều người đăng ký nhưng không thể tham gia vào ngày diễn ra hội thảo.
  3. Upload tài liệu trình bày lên các nền tảng thực hiện hội thảo trực tuyến trước khi diễn ra chương trình, kiểm tra lại các tài liệu để tránh trùng lặp và nhầm lẫn nếu sự kiện của bạn có sự tham gia của nhiều diễn giả.
  4. Chạy thử trước sự kiện để làm quen với công nghệ và kiểm tra lại tất cả tài liệu trong chương trình. Đây là cơ hội để bạn có thể thử nghiệm các tông giọng khác nhau để có được cách truyền tải thông điệp phù hợp nhất.
  5. Đặt hình nền máy chủ trung tính hoặc dùng banner của sự kiện sẽ không làm cho người tham dự bị phân tâm khi bạn chia sẻ màn hình của mình. Để nội dung của bạn trở thành tâm điểm chú ý của họ, bạn nên xóa tất cả các biểu tượng không cần thiết khỏi màn hình.
  6. Tắt thông báo tin nhắn và các ứng dụng để không rơi vào tình huống bối rối khi một cuộc trò chuyện riêng tư của bạn đột nhiên xuất hiện trên màn hình trình bày.
  7. Tắt các phần mềm không cần thiết truy cập nguồn internet và các phần mềm bạn không dùng đến. Điều này sẽ giúp cải thiện hiệu quả của CPU và đường truyền kết nối internet của bạn.
  8. Giảm thiểu tiếng ồn xung quanh. Micro rất nhạy và có thể bắt được tất cả các loại tiếng ồn, chẳng hạn như ho, hắng giọng, tiếng mở cửa hay cả tiếng giấy lạo xạo. Tiếng ồn có thể khiến khán giả của bạn mất tập trung, đôi khi họ còn cảm thấy khó chịu. Bạn có thể dễ dàng tránh được điều này nếu có sự chuẩn bị kỹ lưỡng và kế hoạch trước cho những tình huống có thể xảy ra.
  9. Giải quyết các vấn đề về phần cứng. Kiểm tra micro và tai nghe của bạn để tránh các trục trặc nhỏ có thể xảy ra khi thực hiện chương trình.
  10. Tùy chỉnh phòng sự kiện và phông nền diễn giả của bạn với logo thương hiệu và màu sắc chủ đề của chương trình.
  11. Chú ý thời gian. Hội thảo trực tuyến sẽ mang lại hiệu quả nhất nếu chúng kéo dài khoảng 45 đến 60 phút. Nếu bạn cảm thấy phải cần thêm thời gian để truyền tải đầy đủ thông tin, hãy chia nội dung của bạn thành các phần để gửi cho người tham gia trong vài ngày hoặc vài tuần. Đây cũng là cách giúp bạn thêm nội dung vào quy trình nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng của mình.

Bài thuyết trình hoàn hảo

  1. Nói qua về agenda. Khi bắt đầu sự kiện, bạn nên chào hỏi những người tham dự và trình bày về agenda của chương trình để họ biết được lịch trình từng phần cũng như những gì họ mong đợi.
  2. Đi vào điểm chính. Đừng kéo dài ở phần giới thiệu của sự kiện, chuyển đến chủ đề chính một cách nhanh chóng để người tham dự được tương tác và sẵn sàng tham gia vào chủ đề.
  3. Q&A là phần tuyệt vời trong một hội thảo giúp tương tác và nhận phản hồi của người tham gia ngay lập tức. Ngoài ra, bạn cũng cần phân phối một người trong team phụ trách điều khiển cuộc trò chuyện bằng cách trả lời các câu hỏi của khán giả và thực hiện khảo sát trong khi bạn đang trình bày. Việc này giúp bạn vẫn có thể tập trung vào nội dung trình bày của mình trong khi vẫn ghi nhận được các câu hỏi và phản hồi của khán giả.
  4. Xua tan không khí im lặng. Tránh tạm dừng quá lâu, những người tham gia có thể nghĩ rằng bạn đang không phải biết nói gì và thiếu đề tài.
  5. Hãy tự tin truyền tải thông điệp của bạn. Bạn đã biết về chủ đề chương trình cũng như có kiến thức về những nội dung mà bạn trình bày. Nếu bạn tự tin về những gì bạn đang nói, khán giả cũng sẽ tin tưởng những thông tin mà bạn truyền đạt.
  6. Đừng tập trung vào những sai lầm. Các sai lầm có thể xảy ra bất cứ lúc nào trong suốt chương trình, cho dù đó là lỗi thiết bị hay sự cố. Vì vậy, hãy cứ thư giãn và tiếp tục trình bày. Khán giả sẽ sớm quên mọi thứ vừa xảy ra.

Kết thúc

  1. Tổng kết và chào tạm biệt. Khi đến lúc kết thúc, hãy đảm bảo thông điệp của bạn đã rõ ràng với mọi người. Trả lời bất kỳ câu hỏi nào còn lại và cảm ơn những người tham dự của bạn đã tham gia sự kiện kèm theo một lời mời chào về các dự định hoặc sự kiện sắp tới.
  2. Thu thập thông tin phản hồi sau mỗi sự kiện. Phân tích câu trả lời bạn nhận được từ các bản khảo sát ý kiến của mình. Phản hồi trung thực từ những người tham dự chính là chìa khóa giúp bạn cải thiện các bài thuyết trình trong tương lai.
  3. Tóm tắt đi đến kết luận. Ví dụ: Bạn đã trình bày mọi thứ trong kịch bản chưa? Người tham dự có tương tác một cách tích cực hay cảm thấy nhàm chán ít tương tác? Bạn có gặp vấn đề gì với bài thuyết trình của mình hoặc sự cố thiết bị nào không? Bạn có bám sát khung thời gian của chương trình không? Cách bạn trả lời những câu hỏi này sẽ giúp bạn xác định được những vấn đề còn thiếu và cải thiện trong tương lai để đem lại một buổi thuyết trình hội thảo trực tuyến thành công hơn.