Hiện nay, do ảnh hưởng của dịch COVID-19, các nền tảng hội họp trực tuyến đã cho thấy sự bùng nổ chỉ sau một đêm. Nhưng mối lo ngại về bảo mật trên các nền tảng ngày càng tăng khiến người dùng càng băn khoăn trong việc lựa chọn các giải pháp công nghệ phù hợp. 

Doanh nghiệp bạn đã từng tổ chức nhiều cuộc họp trực tuyến trong quá khứ. Các phần mềm hội họp miễn phí có gây ra một vài trục trặc, nhưng những vấn đề này đều có thể bỏ qua vì quan trọng hơn nó giúp việc tập hợp các đối tác công việc trên toàn quốc trong một phòng họp. Nhưng đột nhiên bạn nhận được nhiều email và thông báo lạ từ những người mà bạn không quen biết. Có thể nào sự bảo mật thông tin trong các cuộc họp trực tuyến đã bị xâm nhập?

Bảo mật thông tin là gì?

Bảo mật thông tin không phải chỉ liên quan đến tất cả về việc bảo mật thông tin khỏi sự truy cập trái phép. Bảo mật thông tin cơ bản là ngăn chặn các sự truy cập trái phép, sử dụng, tiết lộ, chỉnh sửa, kiểm tra, ghi lại hoặc phá hủy thông tin nhằm cung cấp tính bảo mật, tính toàn vẹn và tính sẵn sàng.

Thông tin có thể dưới hình thức vật lý hoặc điện tử. Thông tin có thể là bất cứ điều gì bao gồm thông tin chi tiết hoặc có thể là profile của bạn trên các phương tiện truyền thông xã hội, dữ liệu trên điện thoại di động, dữ liệu khi đăng nhập vào các phần mềm miễn phí hoặc thu phí, v.v. Bảo mật thông tin chính là quá trình bảo vệ tài sản trí tuệ của một tổ chức. 

Bảo mật thông tin gồm những vấn đề gì?

Mặc dù nhiều người tự hào trong việc các dữ liệu cá nhân của mình luôn được lưu trữ một cách an toàn, nhưng họ thường bị sốc khi biết rằng mô hình kinh doanh, sản phẩm và các bí mật công ty khác đã bị rò rỉ trong các cuộc họp trực tuyến. Điều này đặc biệt nghiêm trọng đối với các cán bộ, nhân viên nhà nước làm việc từ xa khi tham gia họp trực tuyến.

Trước khi tiến hành tổ chức những cuộc họp trực tuyến tiếp theo, bạn hãy cân nhắc xem xét đến tính bảo mật của các vấn đề như:

• Thông tin cá nhân: Các thông tin cá nhân (như họ tên, địa chỉ, số điện thoại, hay thậm chí là tài khoản ngân hàng,..) có thể gặp nguy cơ theo nhiều cách: thông qua cuộc họp trực tuyến không được bảo mật, bởi những người tham gia cuộc họp hoặc do sử dụng những phần mềm họp trực tuyến không đảm bảo. Ngay cả khi bạn biết tất cả mọi người tại cuộc họp, bạn cũng không nên tiết lộ thông tin cá nhân về bản thân hoặc bất kỳ ai khác hay yêu cầu thông tin nhạy cảm nào trong cuộc họp.
• Chia sẻ màn hình: Quá nhiều người thuyết trình đã cho người tham dự thấy thông tin cá nhân hoặc thông tin trái phép trên màn hình mà họ không có dự định chia sẻ. Nếu bạn có kế hoạch chia sẻ màn hình trong cuộc họp, hãy chắc chắn bạn đã đóng các cửa sổ và tabs không liên quan.
• Truyền dữ liệu: Các cuộc họp trực tuyến cho phép mọi người từ khắp nơi trên thế giới tham gia vào cuộc họp, điều này mang lại lợi ích và cả rủi ro cho các công ty kinh doanh trên thị trường quốc tế. Một sản phẩm hay chiến lược chưa có đặc quyền sáng chế không nên được trình chiếu trên cuộc họp trực tuyến, chỉ trong trường hợp những người tham gia muốn chia sẻ sản phẩm của bạn với công ty đối thủ.
• Chính sách mở cửa: Việc cho phép truy cập vào phần mềm họp trực tuyến của công ty nên được kết thúc sau mỗi cuộc họp. Ngay cả khi các cuộc họp bạn tổ chức đều trong nội bộ công ty và có cùng những người tham gia, bạn cũng nên thay đổi mật khẩu và thông tin đăng nhập cần thiết khi truy cập vào cuộc họp trực tuyến

Bảo mật thông tin của các phần mềm trực tuyến hiện nay

Nhiều doanh nghiệp hiện nay đang chuyển dần sang hình thức hội họp trực tuyến với các công cụ như Zoom, Microsoft Skype và Google Hangouts. Mặc dù các ứng dụng này mang lại nhiều lợi ích, tiện lợi, dễ sử dụng và đặc biệt là cho phép chuyển đổi gần như liền mạch từ giao tiếp trực tiếp sang kỹ thuật số. Tuy nhiên, chúng cũng tạo ra nhiều thách thức cho người dùng về vấn đề an toàn dữ liệu khi sử dụng.

Khi bất kỳ nền tảng nào càng trở nên phổ biến cũng kèm theo đó là sự tăng nhanh chóng của các hình thức xấu lợi dụng người dùng mới và chưa được đào tạo nhiều. Gần đây, phần mềm trực tuyến Zoom đã chứng kiến sự tăng trưởng bùng nổ, nhưng cùng với sự tăng trưởng đó là sự gia tăng hàng loạt của các vấn đề gây rủi ro cho người dùng, bao gồm khả năng bị nghe lén, đánh cắp dữ liệu, mất quyền riêng tư, quấy rối, v.v. như trường hợp “zoombooming” chẳng hạn.

Công nghệ hội họp trực tuyến đang ngày càng phát triển mạnh mẽ, giúp người dùng có nhiều sự lựa chọn hơn trong việc tìm kiếm giải pháp phù hợp. Đây cũng chính là cơ hội cho các doanh nghiệp Việt Nam để đem đến những nền tảng họp trực tuyến mang lại trải nghiệm  “chất lượng Việt” cho người dùng Việt. 

Các nền tảng Việt có ưu thế mạnh hơn về đường truyền và khả năng bảo mật nhờ máy chủ được đặt ngay trong nước, có thể hoạt động ổn định, không phải tiêu tốn một lượng lớn băng thông do vấn đề đường truyền Internet quốc tế như các phần mềm nước ngoài.

Giải pháp họp trực tuyến SureMEET của Công ty CP Tin học Lạc Việt luôn mang tiêu chí đem đến trải nghiệm an toàn nhất cho người dùng với ưu điểm không thu thập hoặc chuyển dữ liệu do người dùng tạo ra, thông tin được bảo vệ qua các lớp hệ thống và dữ liệu được mã hóa, việc backup dữ liệu được thực hiện đầy đủ, khi không dùng dịch vụ nữa người dùng có thể xóa sạch các dữ liệu của mình. Hơn bao giờ hết, người dùng Việt đang rất cần đến những phần mềm nội địa đủ sức cạnh tranh với các nền tảng nước ngoài mà vẫn đảm bảo về an toàn bảo mật cho người dùng như vậy.

Nền tảng họp trực tuyến SureMEET

Nhìn chung, có một sự đánh đổi giữa khả năng bảo mật và khả năng sử dụng khi chọn một sản phẩm họp trực tuyến. Các tổ chức, doanh nghiệp và trường học nên xem xét nhiều tùy chọn phần mềm, định cấu hình chúng một cách an toàn và giáo dục người dùng về các rủi ro. Trong số các tiêu chí quan trọng nhất để đánh giá các nền tảng là mã hóa đầu cuối của các cuộc gọi và chính sách bảo vệ dữ liệu. Các công ty nên tuân thủ các khung bảo mật về quyền riêng tư của người tiêu dùng, và cũng nên cho người dùng biết những dữ liệu nào đang được thu thập và bên thứ ba có thể truy cập dữ liệu đó.