Hội thảo trực tuyến là một cách tuyệt vời để thu hút khách hàng và tăng doanh thu cho doanh nghiệp, giúp việc giao tiếp với khách hàng tiềm năng, nhân viên, đối tác và khách hàng dễ dàng và hiệu quả hơn.

Hội thảo trực tuyến - webinar là các sự kiện trực tuyến kết hợp video HD, âm thanh tích hợp, các cuộc thăm dò trực tiếp, v.v để thu hút khán giả từ bất cứ đâu. Bạn có thể thuyết trình, thực hiện các buổi giới thiệu sản phẩm và gửi thông điệp đến toàn thế giới tới hàng ngàn người cùng một lúc. Tuy nhiên, để tổ chức một hội thảo trực tuyến thành công, bạn cần chuẩn bị trước kế hoạch và thực hiện theo từng bước nhất định.

Nếu bạn vẫn đang không biết phải bắt đầu từ đâu, hãy tham khảo một vài lời khuyên và các bước cần thực hiện sau đây.

1. Chọn đúng chủ đề, tiêu đề và định dạng hội thảo

Trước hết, hãy nghĩ về mục đích hội thảo trực tuyến của bạn là gì. Đó có phải là tạo khách hàng tiềm năng, giới thiệu sản phẩm hay hướng dẫn người dùng mới?

Sau đó, hãy quyết định chủ đề. Thông tin quan trọng mà bạn có thể chia sẻ với mọi người trong một giờ hoặc lâu hơn là gì? Nếu bạn đang tìm nguồn cảm hứng cho nội dung trên hội thảo của mình, bạn có thể xem qua các số liệu thống kê nội dung khác trên website của bạn để xem điều gì đã thúc đẩy lưu lượng truy cập đến website và các đối tượng quan tâm đến điều gì nhất. Bước này chắc chắn sẽ tạo mức độ tương tác cao hơn.

Tiêu đề phải được đặt một cách rõ ràng, nó giúp mọi người hiểu họ đến đăng ký vì điều gì. Hãy xem xét việc đặt tên cho tiêu đề bằng một câu hỏi, ví dụ: “Làm cách nào để tổ chức hội thảo trực tuyến hiệu quả? Hội thảo trực tuyến miễn phí với *một người có ảnh hưởng trong ngành*”. Cho dù đó là hội thảo hướng tới những người mới đến với chủ đề hoặc mới biết đến chuyên gia. Điều này sẽ cứu bạn khỏi rất nhiều ý kiến tiêu cực như “tôi đã biết về điều này rồi” hay “vấn đề này quá phức tạp; tôi cần biết những điều cơ bản trước”.

Khi bạn đã quyết định xong chủ đề, hãy chọn một định dạng phù hợp với nhu cầu hội thảo trực tuyến của mình.

2. Chọn người thuyết trình và team tham gia

Khi chuẩn bị cho một hội thảo trực tuyến, bạn cần chọn một người thuyết trình có đầy đủ tố chất. Đó có thể là một người có hiểu biết sâu rộng về chủ đề, không sợ phải trả lời những câu hỏi hóc búa và nói trước công chúng, tạo được sức thu hút và ít nhất là một chút miễn nhiễm với căng thẳng. Tất nhiên, hội thảo trực tuyến của bạn có thể có nhiều hơn một người thuyết trình.

Ngoài ra, bạn có thể chọn thêm một trợ lý để quản lý cuộc trò chuyện và có thể trả một số câu hỏi của người tham gia ở khung hỏi đáp trong khi diễn giả đang tiếp tục với bài thuyết trình của họ.

Sau khi bạn đã tìm thấy được những người hoàn hảo để tạo ra nội dung cho hội thảo trực tuyến, bạn cũng có thể nhờ ai đó (hoặc một vài người) chăm sóc khía cạnh kỹ thuật của hội thảo như đảm bảo kết nối internet mạnh, không bị trục trặc về âm thanh và hình ảnh, v.v.

3. Lập kế hoạch phần nội dung

Nếu bạn muốn xây dựng một hội thảo cuốn hút từ đầu đến cuối thì việc lập kế hoạch nội dung là rất quan trọng.

Một hội thảo mà người thuyết trình mất cân bằng và hỗn loạn trong chủ đề sẽ không mang đến một trải nghiệm tốt và đáng nhớ cho người tham gia. Nếu bạn lập kế hoạch cho hội thảo đúng cách, nó nên được truyền tải đúng như hứa hẹn của bạn và có lượng nội dung hoàn hảo để khán giả có thể tiếp thu.

3.1. Outline

Khi bạn đã biết được chủ đề và mục đích của hội thảo trực tuyến thì sẽ không khó để tạo ra một phác thảo. Trung bình một hội thảo trực tuyến kéo dài khoảng 40 - 60 phút, do đó đây được xem là khung thời gian chuẩn để bạn sẽ sắp xếp. Nếu bạn tạo một hội thảo trực tuyến được ghi hình sẵn, trước tiên hãy tạo một kịch bản phân cảnh giống như những việc mà một đạo diễn sẽ làm.

3.2. Cấu trúc

Nội dung cung cấp trong suốt hội thảo phải đủ hấp dẫn để giữ chân người tham gia cho đến cuối chương trình. Hãy để họ cảm thấy quyết định đăng ký tham gia là đúng đắn bằng cách khẳng định những lợi ích mà họ sẽ thu được sau hội thảo. Bạn cũng có thể tạo một chút không khí vui vẻ ngay những phút đầu qua những thông tin vui nhộn để tạo một động lực tiếp tục theo dõi cho người tham gia. 

Nếu một trong những mục đích của hội thảo là giới thiệu sản phẩm / dịch vụ, sau phần mở đầu, hãy dẫn dắt mạch truyện một cách tự nhiên đến lời mời chào sản phẩm. Có một quy tắc 80 - 20 được áp dụng cho việc này - một hội thảo cần có 80% nội dung vững mạnh, chủ chốt, mang đến thông tin cho người tham gia, 20% còn lại là phần dành cho quảng cáo sản phẩm / dịch vụ một cách khéo léo.

Hãy nhớ luôn luôn dành một chút thời gian cuối hội thảo cho phần Q&A. Đề cập đến nó ngay từ đầu để khán giả sẽ có thời gian suy nghĩ thông qua các câu hỏi mà họ muốn hỏi. Ngoài ra, không nên chỉ giới thiệu về chủ đề của hội thảo trực tuyến mà còn phải giới thiệu về người thuyết trình để chứng minh đây là một hội thảo đáng tin cây.  

3.3. Hội thảo trực tuyến nên kéo dài bao lâu?

Trong hầu hết các trường hợp, hội thảo trực tuyến kéo dài khoảng từ 30 phút đến một giờ. 60 phút là thời gian đủ để có một bài thuyết trình 45 phút và thời gian còn lại để giải đáp câu hỏi của khán giả trong phần Q&A.

Nhưng, thời gian của một hội thảo trực tuyến thông thường không nằm trong một khuôn khổ nào cả. Bạn có thể mất hơn một giờ đồng hồ để trình bày nếu nội dung của hội thảo được cấu trúc tốt và thu hút khán giả. Độ dài của một hội thảo phụ thuộc vào mục tiêu của bạn là gì và nội dung mà bạn muốn chia sẻ. Mọi người sẽ không quan tâm đến hội thảo kéo dài trong bao lâu nếu thông tin họ nhận được có giá trị, chỉ cần phải đảm bảo cho khán giả biết hội thảo trực tuyến sẽ kết thúc trong bao lâu ngay từ những phút đầu khi bắt đầu hội thảo. 

4. Chuẩn bị thiết bị công nghệ và hậu cảnh

Trước khi hội thảo trực tuyến đi vào hoạt động, hãy đảm bảo các thiết bị điện tử dành cho hội thảo đã trong tư thế sẵn sàng. Chuẩn bị camera với chất lượng ổn định (camera trên laptop cũng có thể hoạt động tốt) và micro được điều chỉnh theo hậu cảnh để không bị ảnh hưởng bởi các tác nhân âm thanh bên ngoài. Chắc chắn việc chọn bối cảnh cũng là một phần quan trọng trong việc tổ chức, địa điểm có thể là văn phòng làm việc, phòng họp hoặc thậm chí là phòng khách của bạn. Nhưng hậu cảnh phải mang lại cảm giác chuyên nghiệp và đảm bảo không bị làm phiền trong hội thảo trực tuyến vì điều này có thể khiến bạn mất cảnh giác và phá vỡ sự tập trung của người tham gia.

Để giảm thiểu rủi ro của một số lỗi có thể xảy ra, hãy kiểm tra xem kết nối Internet của bạn có ổn định hay không, đảm bảo bộ sạc máy tính xách tay đã được cắm hoặc máy tính của bạn sẽ không tự động chuyển sang chế độ tự cập nhật. 

Và dĩ nhiên, nếu bạn có ý định chia sẻ màn hình, hãy chắc chắn các tab không cần thiết và không liên quan đến hội thảo đã được đóng trong cửa sổ trình duyệt và dọn dẹp màn hình desktop nếu cần thiết.

5. Chọn nền tảng thực hiện hội thảo phù hợp

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều nền tảng hội họp trực tuyến bao gồm cả các nền tảng miễn phí và có trả phí. Khi lựa chọn bạn cần quan tâm đến các yếu tố như:

• Số lượng người có thể tham gia;
• Khả năng thay đổi speaker dễ dàng;
• Tính năng đặt câu hỏi cho người tham gia;
• Chức năng chia sẻ màn hình;
• Chức năng chia sẻ Slide
• Chức năng ghi âm cuộc họp; 
• Khả năng bảo mật; và
• Chi phí. 

Để tổ chức một hội thảo trực tuyến, bạn sẽ cần một công cụ thực hiện đáng tin cậy. Với rất nhiều lựa chọn sẵn có hiện nay, bạn chỉ cần tìm một lựa chọn phù hợp với nhu cầu. Ngoài ra, quy mô của đối tượng tham gia, yêu cầu của họ và trải nghiệm người dùng là tất cả những điều cần xem xét.   

Mố số nền tảng có thể tham khảo như:

• SureMEET
• Zoom
• GoToWebinar
• Google Hangouts
• ClickMeeting

6. Chọn ngày và giờ tổ chức

Thời gian tổ chức hội thảo trực tuyến đóng một vai trò quan trọng trong việc quyết định thành công của hội thảo, ngày và giờ tổ chức không nên trùng lặp với bất kỳ sự kiện lớn hoặc ngày lễ nào. Xác định được thời điểm phù hợp có vẻ là một việc khó khăn, nhưng nguyên tắc chung là lên lịch hội thảo vào giữa tuần, từ thứ ba đến thứ năm. Những ngày còn lại có nhiều khả năng sẽ ít người tham gia hơn vì mọi người có thể phải họp vào đầu tuần hoặc có kế hoạch nghỉ mát vào cuối tuần.

Mặc dù bạn có thể cho rằng mọi người thường muốn tham gia hội thảo trực tuyến vào buổi chiều, nhưng điều đó không hoàn toàn đúng. Một thống kê cho thấy thời gian mà hầu hết mọi người cảm thấy thoải mái khi tham gia là 10 giờ hoặc 11 giờ sáng. Lưu ý rằng, đừng quên lên kế hoạch và thời lượng của hội thảo và cố gắng không để lịch trình hội thảo trùng với giờ ăn trưa.

Một mẹo khác cần ghi nhớ là bạn cần chuẩn bị thời gian cho việc quảng bá hội thảo trực tuyến của mình, hãy cho người đăng ký đủ thời gian để sắp xếp lịch trình của họ (ít nhất là trước hai tuần) và tìm hiểu được các thông tin về hội thảo nhiều hơn.

7. Quảng bá hội thảo trực tuyến 

Để đảm bảo hội thảo trực tuyến của bạn có được lượng người đăng ký tối đa, điều tất yếu là việc quảng bá phải được thực hiện càng nhiều càng tốt trước khi hội thảo trực tuyến ‘on-air”. Thiết lập một trang chuyên dụng để xử lý quy trình đăng ký trực tuyến sẽ giúp bạn vừa có thể quảng bá vừa có thể quản lý chương trình của mình.

• Bắt đầu với việc tạo một landing page giới thiệu chủ đề, diễn giả của hội thảo trực tuyến cũng như ngày giờ và call-to-action để mọi người đăng ký tham dự sự kiện.
• Tạo một banner hoặc hiển thị một quảng cáo trên trang chủ website để giúp khách truy cập biết về sự kiện sắp tới.
• Sử dụng các trang truyền thông xã hội như Facebook, Twitter và Instagram để truyền bá. Tạo một hashtag chuyên dụng và độc đáo để công khai sự kiện. Hashtag này mang lại lợi ích tại thời điểm diễn ra sự kiện khi được dùng để tương tác với những người tham dự.          
• Gửi nhiều email nhắc nhở đếm ngược thời gian trước khi sự kiện bắt đầu. 45% các nhà tiếp thị nói rằng email chính là công cụ hiệu quả nhất trong việc thúc đẩy người dùng đăng ký.                 

8. Tổ chức hội thảo trực tuyến

Bước chuẩn bị cuối cùng là thực hành chạy chương trình. Tại giai đoạn này, bạn sẽ cần phải đảm bảo bản trình chiếu đã sẵn sàng, sử dụng nền tảng trực tuyến đã chọn và tổ chức hội thảo thử nghiệm để làm quen với công nghệ cũng như đánh giá bản thuyết trình để xem có bất kỳ phần nào cần chỉnh sửa hoặc cải tiến không. Thực hiện kiểm tra âm thanh với micro và chất lượng hình ảnh cẩn thận. Hãy chắc chắn bạn đã thành thạo các thao tác trước khi hội thảo bắt đầu chính thức

9. Phân tích dữ liệu

Xem lại danh sách người tham gia và kiểm tra lại các thông tin mà bạn yêu cầu khi đăng ký, chẳng hạn như tên công ty, địa chỉ email, v.v. Sao chép các câu hỏi được hỏi trong chương trình vào một bảng tính cùng với thông tin người đã đặt câu hỏi. Điều này sẽ cho phép bạn thực hiện các bước follow up sau một cách cá nhân hóa.

10. Follow up

Phụ thuộc vào số lượng người tham gia hội thảo, hãy cố gắng kết nối một cách cá nhân hóa với từng người tham gia sau sự kiện. Bạn có thể cảm ơn họ đã đặt câu hỏi trong hội thảo trực tuyến và kiểm tra xem họ đã nhận được câu trả lời thỏa đáng chưa trong trường hợp người tham gia đã đặt câu hỏi trong hội thảo. 

Đối với những người đã đăng ký nhưng không tham dự, hãy giải thích cho họ những thông tin diễn ra trong chương trình và sau đó cung cấp cho họ bản ghi lại sự kiện cũng như hỏi xem họ có bất kỳ điều gì cần được giải đáp thêm không. Ngoài ra, bạn có thể xem xét đến việc cảm ơn tất cả những người tham dự bằng cách gửi một ưu đãi đặc biệt hoặc voucher giảm giá dành riêng cho họ. Điều này không những tạo thêm được mối quan tâm với người tham gia mà còn giúp tăng thêm tỷ lệ chuyển đổi cho doanh nghiệp.

Kết luận

Hội thảo trực tuyến là một công cụ tiếp thị mang lại hiệu quả cao nếu được sử dụng đúng cách. Bạn phải luôn đảm bảo rằng mục tiêu của hội thảo là mang lại thông tin hữu ích cho khán giả và không chỉ đơn giản là mang mục đích bán hàng. Mặc dù vẫn cần một số công đoạn chuẩn bị và tổ chức, nhưng hội thảo trực tuyến vẫn là một cách tuyệt vời để thu hút khách hàng với chi phí và rủi ro thấp. Điều quan trọng là tạo nội dung, hình ảnh thu hút khán giả và nền tảng dùng để tổ chức hội thảo đem đến trải nghiệm âm thanh và hình ảnh tốt cho người tham gia. Tổ chức theo quy trình 10 bước trên sẽ giúp hội thảo trực tuyến của bạn diễn ra thành công.