Hội thảo trực tuyến là một phương pháp vượt trội trong việc giúp các tổ chức/doanh nghiệp xây dựng thương hiệu và tạo khách hàng tiềm năng. Một báo cáo của Xant cho thấy 73% các chuyên gia sale và marketing nhận định rằng hội thảo trực tuyến là một trong những cách hữu hiệu nhất để tạo ra khách hàng tiềm năng chất lượng. 

Nhưng việc giữ chân khán giả trong xuyên suốt hội thảo vẫn là một thách thức với những nhà tổ chức. Không giống như các sự kiện trực tiếp có thể tập trung tất cả khán giả tại một không gian, người tham gia hội thảo trực tuyến có thể dễ dàng đăng xuất và rời khỏi phòng sự kiện bất kỳ lúc nào hoặc có thể bị phân tâm bởi các yếu tố khác trên máy tính của họ.

Nếu bạn vẫn đang thắc mắc “làm thế nào để cho một hội thảo trực tuyến trở nên thu hút?” thì những lời khuyên sau đây có thể giúp bạn giải đáp vấn đề. Trong bài viết này, chúng tôi đã liệt kê 10 điều nên và không nên khi trình bày một hội thảo trực tuyến.

1. Đừng chỉ nghĩ đến việc bán hàng mà không quan tâm đến khán giả

Hội thảo trực tuyến là một cách tuyệt vời để giới thiệu về doanh nghiệp với những khách hàng mới. Nhưng nếu bạn tổ chức một hội thảo chỉ với mục đích là tạo khách hàng tiềm năng, điều này rất khó để thực hiện. Mọi người chỉ thật sự quan tâm và bị thu hút bởi những nội dung có tính hấp dẫn và hữu ích đối với họ. Nếu hội thảo trực tuyến của bạn không đem lại điều đó cho khán giả thì việc thu hút họ đến với sản phẩm hay dịch vụ của doanh nghiệp sẽ là một thách thức đầy khó khăn.

Mặc dù việc sử dụng các chuyên gia có chuyên môn về chủ đề hội thảo trong nội bộ doanh nghiệp có thể là một chiến lược thành công, nhưng bạn cũng nên cân nhắc đến việc lựa chọn một diễn giả khác có kỹ năng thu hút khán giả hơn. Mời một diễn giả ngoài tổ chức để cùng trình bày hoặc chủ trì hội thảo sẽ mang lại một một cái nhìn đa dạng hơn và tránh sự nhàm chán cho người tham gia.

Chọn một chủ đề hội thảo mang tính thời sự và là một chủ đề mà bạn có thể cung cấp những thông tin độc đáo hoặc đem lại dữ liệu mới. Chuẩn bị một chủ đề có thể gây ảnh hưởng đến những người đưa ra quyết định chính là chìa khóa thành công của một hội thảo. Hãy để những thông tin mà bạn mang lại thật hữu ích và giá trị, bạn sẽ thấy được những phản hồi tích cực từ phía khán giả hơn và họ cũng sẽ bị thuyết phục nhiều hơn đối với sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.

2. Không sử dụng một tài liệu trình bày với quá nhiều văn bản

Ở các buổi hội thảo được tổ chức trực tiếp, khán giả sẽ bị thu hút trực quan bởi ngôn ngữ cơ thể của diễn giả, biểu cảm hoặc thậm chí là cách họ di chuyển khi trình bày. Nhưng đối với một hội thảo trực tuyến, đôi khi tất cả những gì bạn có chỉ là các slide PowerPoint - vì vậy, đây chính là yếu tố cần phải được thực hiện một cách chuẩn chỉnh.

Những trang trình bày với dày đặc chữ sẽ làm cho người xem cảm thấy choáng ngợp, buồn tẻ. Họ sẽ không tiếp nhận được tất cả các thông tin mà bạn đã soạn đầy tâm huyết trên trang trình bày của mình, cho nên, đừng tốn nhiều thời gian vào việc mà không mang lại nhiều kết quả.

Để tránh gây mệt mỏi cho khán giả, hãy cô động các thông tin của bạn trong tài liệu và sử dụng các gạch đầu dòng theo quy tắc ngón tay cái. Để bản trình bày tốt hơn, hãy sử dụng các hình ảnh, biểu đồ, đồ họa hoặc video để đưa thông điệp của bạn trong hội thảo.

Nếu nội dung của bạn có tính chuyên sâu và cần phải ghi chú dài dòng với các thông tin, hãy xem xét đến việc đưa liên kết đến nội dung này, để khán giả có thể truy cập sau hội thảo trực tuyến.

3. Đừng bỏ qua các khía cạnh kỹ thuật của một hội thảo trực tuyến

Hội thảo trực tuyến của bạn sẽ trở nên thất bại nếu bạn bỏ qua các vấn đề kỹ thuật khi tổ chức. 

Trong quá trình chuẩn bị hội thảo, bạn cần quan tâm đến ba yếu tố sau đây:

• Sử dụng các công cụ quen thuộc, đáng tin cậy: Việc quản lý những người tham dự hội thảo trực tuyến từ nhiều nơi đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng từ khâu tổ chức với các công cụ hỗ trợ. Bạn có thể sử dụng Google Hangouts nếu có ngân sách hạn chế. Nhưng nếu bạn cần các tính năng chuyên nghiệp hơn như ghi lại hội thảo hoặc đồng tổ chức với một công ty khác và thực hiện khảo sát ngay trên trình duyệt hội thảo, bạn có thể cân nhắc đến việc sử dụng các nền tảng có thiết kế riêng cho việc tổ chức hội thảo trực tuyến như SureMEET, ClickMeeting, GoToWebinar, v.v.
• Luôn kiểm tra phần cứng: Kiểm tra kỹ các thiết bị của bạn như camera, micro, ánh sáng, mức âm thanh, độ mượt khi chuyển tiếp slide và các tính năng hỏi đáp (chat). 
• Tiến hành chạy thử: Một điều quan trọng khác là bạn phải luôn dành thời gian tổng duyệt cẩn thận trước khi chạy sự kiện một cách chính thức. Đôi khi ngay cả những kế hoạch tốt nhất cũng sẽ thất bại nếu gặp một trục trặc nhỏ. Chạy thử trước một hoặc hai ngày diễn ra hội thảo có thể giúp bạn kiểm tra lại để mọi thứ tốt hơn và khắc phục mọi vấn đề về kỹ thuật và thời gian.
• Đừng bắt đầu hội thảo trễ kế hoạch

Thời gian là điều nên được ưu tiên số một. Với môi trường làm việc trực tuyến năng động ngày nay cùng với lịch trình dày đặc, thời gian là một trong những thứ quý giá nhất. Đừng quá bận tâm vào việc đạt được mục đích của hội thảo, những người tham dự mới chính là phần quan trọng đưa đến thành công của sự kiện. Nhưng sự kiên nhẫn của họ có hạn, vì vậy, họ sẽ rất mất kiên nhẫn nếu hội thảo của bạn không được bắt đầu đúng giờ và cơ hội giữ chân họ ở lại đến cuối chương trình là rất thấp.

5. Đừng thuyết trình như trả lời một bài học thuộc lòng 

Điều này đặc biệt quan trọng khi bạn chỉ cho hiển thị các slide trình bày mà không có màn hình diễn giả. Khi khán giả không thể nhìn thấy người nói, thì lời nói sẽ giữ trọng trách quan trọng hơn trong việc truyền tải thông điệp chương trình một cách hiệu quả. 

Ngay cả những diễn giả có nhiều kinh nghiệm cũng có thể sẽ gặp khó khăn khi nói chuyện trong một thời gian dài mà không có hướng dẫn. Viết một kịch bản rõ ràng sẽ giúp các quan điểm của bạn được trình bày theo thứ tự và đảm bảo thông điệp được truyền tải theo cách dễ theo dõi và thu hút. Điều này cũng sẽ hỗ trợ các diễn giả trong việc kiểm soát thời gian của mình một cách tốt hơn.

Tiếp theo, hãy tìm hiểu 5 điều nên làm để tạo ra giá trị cho hội thảo trực tuyến và thu hút khán giả hiệu quả!

6. Tương tác với khán giả

Một câu hỏi phổ biến mà nhiều doanh nghiệp đặt ra là: “Làm thế nào để hội thảo trực tuyến trở nên thu hút hơn?” 

Câu trả lời rất đơn giản: Hãy tạo sự tương tác trong hội thảo. Doanh nghiệp có thể tiếp cận các khán giả bằng cách khảo sát lấy ý kiến, live chat, mời người tham gia đặt câu hỏi và dành thời gian để phản hồi các ý kiến cũng như trả lời các câu hỏi họ đặt ra. 

Một khía cạnh quan trọng khác của việc thu hút sự chú ý của khán giả là sử dụng từ chuyên môn liên quan đến lĩnh vực của họ. Việc xem trước danh sách người tham gia sẽ đem đến cho bạn một số ý tưởng về nội dung có thể đề cập liên quan đến công việc của họ. Hãy sử dụng những thông tin chi tiết này và điều chỉnh cách trình bày trong chương trình.

Bất kể khán giả của bạn đang tham gia hội thảo thông qua điện thoại hay laptop, việc tương tác sẽ giúp họ cảm thấy được lắng nghe và được kết nối, điều này làm tăng thêm giá trị cho buổi hội thảo và tránh gây nhàm chán cho người tham gia hơn.

7. Dẫn dắt buổi thuyết trình thông qua các câu chuyện để tăng tính hấp dẫn

Mọi người có xu hướng dễ tiếp thu những câu chuyện hơn là những con số đơn thuần, đặc biệt là những câu chuyện có yếu tố con người. Dữ liệu tạo nên một môi trường có logic, rõ ràng và con người sẽ là nhân tố kết nối các phần cảm xúc còn lại.

Khi soạn thảo bản trình bày, hãy đảm bảo đưa vào các nội dung về các nghiên cứu và các ví dụ thực tế - các nghiên cứu này có thể thu thập từ phía doanh nghiệp, từ các trải nghiệm của khách hàng hoặc các nguồn khác.

Một câu chuyện có yếu tố dữ liệu và con người đan xen sẽ tăng tính thuyết phục hơn cho thông điệp mà bạn muốn mang lại và từ đó thu hút sự quan tâm của khán giả hơn.

8. Tận dụng tối đa hình ảnh

Hầu hết định dạng của các nền tảng hội thảo trực tuyến sẽ chỉ hiển thị người nói trong một khung nhỏ ở màn hình. Điều này có nghĩa là các slide thuyết trình cần phải làm việc nhiều hơn để thu hút sự chú ý của khán giả.

Sử dụng các hình ảnh, infographic, biểu đồ để trực quan hóa dữ liệu. Cố gắng có ít nhất một yếu tố hình ảnh trên mỗi slide trình chiếu để chia nhỏ văn bản. Một kỹ thuật khác là chuyển đổi giữa các trang trình bày với các video clip, hình ảnh hoặc chia sẻ màn hình để nhấn mạnh đến từng điểm khác nhau mà bạn muốn giải thích.

9. Dành thời gian cho Q&A

Các câu hỏi sẽ làm cho bài thuyết trình trở thành một buổi trò chuyện. Hãy luôn dành thời gian để người tham gia đặt câu hỏi cho các diễn giả. Thông thường các câu hỏi sẽ được đặt xuyên suốt phần trình bày, hoặc nếu thiết thực hơn, hãy dành thời gian ở cuối chương trình cho phần Q&A để diễn giả và người tham gia có không gian thảo luận rộng hơn. 

Nếu bạn không có nhiều kinh nghiệm trong việc xử lý các câu hỏi từ khán giả, bạn cần chuẩn bị câu trả lời cho các câu hỏi phổ biến có thể dự đoán được. Dù bằng cách nào, hãy đảm bảo bạn tích cực khuyến khích sự tham gia của khán giả mặc dù một số câu hỏi có thể sẽ khó trả lời. 

10. Follow up với một bản tóm tắt

Follow up chính là chìa khóa để chuyển đổi người tham dự thành khách hàng tiềm năng. Cố gắng thực hiện điều này trong vòng 1 đến 2 ngày sau ngày diễn ra sự kiện. Tiếp cận với những người tham dự, kể cả những người đăng ký nhưng không tham dự bằng một email bao gồm các slide trình bày hoặc tốt hơn hết là gửi một bản ghi lại hội thảo cho họ.

Việc cung cấp nhiều loại nội dung giúp người tham gia có thể xem lại bản trình bày, ghi chú những thông tin cần thiết, tham khảo và tạo cơ hội để họ có thể quay lại với các dự án trong tương lai của doanh nghiệp.

Cho dù đó hội thảo trực tuyến hay hội thảo trực tiếp, nắm vững nghệ thuật thuyết trình hấp dẫn và hiệu quả, đồng thời trở thành một người truyền đạt tự tin, có ảnh hưởng là một kỹ năng cần thiết và quan trọng. Đây là một trong những yếu tố thiết yếu góp phần tạo nên thành công của một hội thảo trực tuyến.